Fakturace bez manuální práce

AI automatizace fakturace pokrývá celý životní cyklus faktury od přijetí po zaúčtování. Systém automaticky extrahuje data z přijatých faktur bez ohledu na jejich formát, ověřuje údaje proti interním databázím dodavatelů, páruje faktury s objednávkami a dodacími listy, detekuje duplicity a anomálie, a předává schválené dokumenty přímo do účetního systému. Výsledkem je zpracování stovek dokumentů denně bez manuálního zásahu a s minimální chybovostí pod 0,5 procenta.

Délka implementace závisí na rozsahu a složitosti vašeho prostředí. Základní nasazení pro zpracování příchozích faktur zvládneme obvykle za 4 až 6 týdnů. Komplexní řešení zahrnující integraci s ERP systémem, napojení na bankovní API a automatizaci výkaznictví typicky vyžaduje 2 až 4 měsíce. Součástí procesu je vždy analýza stávajících procesů, trénink modelů na vašich historických datech a testovací provoz před ostrým spuštěním.

Naše řešení je navrženo jako systémově agnostické, což znamená, že jej dokážeme integrovat s převážnou většinou účetních a ERP platforem používaných na českém trhu. Máme zkušenosti s napojením na Pohodu, Money S3 a S5, ABRA, SAP, Microsoft Dynamics, Oracle NetSuite i na cloudové nástroje jako Fakturoid nebo iDoklad. Integrace probíhá prostřednictvím API, přímého databázového propojení nebo automatizovaného importu a exportu dat podle možností konkrétního systému.

Moderní AI modely pro extrakci dat zvládají strukturované i nestrukturované dokumenty. Systém zpracovává PDF faktury, naskenované papírové doklady, e-mailové přílohy i EDI soubory. Pomocí kombinace OCR technologie a jazykových modelů extrahuje klíčová pole jako číslo faktury, IČO, DIČ, položky, částky a data i z nestandardně formátovaných dokumentů. Vícejazyčná podpora zahrnuje češtinu, slovenštinu, němčinu, angličtinu a další evropské jazyky, což ocení firmy s mezinárodními dodavateli.

Bezpečnost dat je pro nás prioritou, nikoli doplňkem. Systém lze nasadit buď v cloudovém prostředí s šifrováním dat v klidu i při přenosu, nebo jako on-premise řešení přímo na vaší infrastruktuře, pokud to vyžadují interní bezpečnostní politiky. Veškerý přístup je řízen na základě rolí, každá operace je auditovatelná a logována. Zpracování dat probíhá v souladu s GDPR a relevantními účetními předpisy. Pro citlivá prostředí nabízíme také air-gapped nasazení bez připojení k internetu.

Měřitelné výsledky se liší podle výchozího stavu, ale typické hodnoty jsou konzistentní. Firmy zpracovávající větší objemy faktur reportují zkrácení doby zpracování jednoho dokladu o 70 až 90 procent. Chybovost způsobená manuálním přepisem klesá prakticky na nulu. Kapacita účetního týmu se uvolní pro analytické a strategické úkoly místo rutinního zadávání dat. ROI na investici do automatizace dosahují naši klienti obvykle do 6 až 12 měsíců od spuštění, v závislosti na objemu zpracovávaných dokumentů.

Ano, automatizace nemusí být omezena pouze na příchozí dokumenty. Systém dokáže generovat odchozí faktury na základě dat z CRM nebo objednávkového systému, odesílat je automaticky ve správný čas a sledovat jejich stav. Při překročení splatnosti spouští předem definované sekvence upomínek přizpůsobené segmentu zákazníka a výši pohledávky. Integrací s bankovním API systém automaticky páruje přijaté platby s fakturami a aktualizuje stav pohledávek v reálném čase bez manuálního zásahu účetního.