Automatyczne sortowanie i rozdysponowanie dokumentów z precisionem ponad 95% - zapisz do 80% czasu, który trzeba spędzić na przetwarzaniu korespondencji firmowej
Współczesne firmy przetwarzają setki do tysięcy dokumentów różnych typów codziennie - od faktur i umów po regularną korespondencję. Tradycyjna obsługa ręcznie jest czasochłonna, błędna i stanowi ciężkie załadowanie dla personelu administracyjnego. Przez wykorzystanie zaawansowanych technologii AI, ten proces może być automatyzowany i dramatycznie uproszczone. Systemy inteligencji sztucznej mogą automatycznie klasyfikować dokumenty, wyłapywać kluczowe informacje i zapewnić ich rozdysponowanie w prawidłowe odbiorcy w organizacji.
Rozwiązanie automatyzowane z AI łączy wiele zaawansowanych technologii. Podstawą jest oznaczanie cyfr (OCR) do cyfrowizacji dokumentów drukowanych, podtrzymywane przez algoritmy uczenia się masowych dla klasyfikacji dokumentów i procesowanie języka naturalnego (NLP) do zrozumienia ich treści. System ciągłie uczy się nowych danych i opinii użytkowników, co powoduje kontynuowaną poprawę precisiony i efektywności. W wyniku, może prawidłowo rozpoznawać i przetworzyć nawet niezwykle złożone lub dotąd nie widziane rodzaje dokumentów.
Implementacja systemu AI w procesie przetwarzania korespondencji firmowej przynosi bezpośrednie i długoterminowe korzyści. Poza dramatycznym spowolnieniem procesu przetwarzania dokumentów i redukcją błędów, oferuje lepszą szukalność dokumentów, archiwizację i bezpieczeństwo informacji wrażliwych oraz możliwość przeprowadzenia szczegółowej analizy przepływu dokumentów. Zatrudnieni pracownicy są wolni od routine pracy i mogą skonsolidować się na bardziej strategiczne zadania. Zysk z inwestycji jest typowo na porównaniu z miesiącami, a długoterminowe oszczędności mogą wynosić miliony {waluty} w roku.
Modernny system automatyzacji przetwarzania korespondencji firmowej składa się z kilku kluczowych komponentów, które razem tworzą kompleksowe rozwiązanie. Moduł wejściowy zapewnia cyfrowizację dokumentów drukowanych za pomocą zaawansowanego OCR i przetwarzanie dokumentów elektronicznych w różnych formatach. Maszynka klasyfikacyjna wykorzystuje algoritmy uczenia się masowego do automatycznej rozpoznawania i kategoriowania dokumentów. Moduł wydobycia wykorzystuje NLP i inne techniki AI do identyfikacji i wydobycia ważnych informacji z dokumentów. System rozdysponowania określa prawidłowych odbiorców i przepływ dla każdego dokumentu na podstawie określonych reguł i uczenia się masowego. Moduł analityczny oferuje szczegółowe wglądy i statystyki dotyczące przetworzonych dokumentów i efektywności całego systemu. Cały rozwiązanie jest połączone z bezpiecznym magazynem dla archiwizacji dokumentów i połączone z istniejącymi systemami firmowymi za pomocą interfejsów API.
System automatycznie przetwarza przychodowe faktury, niezależnie od formy papierowej lub elektronicznej. Występuje wykorzystanie OCR i AI, z których wydobycie kluczowych informacji takich jak numer faktury, kwota, dostawca, termin płatności i inne dane. Następnie automatyczne przesyłanie faktury do systemu rachunkowego i odpowiednich aprobatów według reguł wewnętrznych. Cały proces, który wcześniej zajmował dziesięć minut, jest teraz zakończony w krótszym czasie sekundach z minimalnym ryzykiem błędu.
System AI analizuje treść przychodowych umów, identyfikuje ich typ, przedmiot i kluczowe parametry. Na podstawie tej informacji automatycznie kieruje dokumenty do odpowiednich prawników lub menedżerów do przeglądu. W tym samym czasie wydobycie ważnych słów i punktów weryfikacyjnych dla następnej monitorowania i notyfikacji.
Szczegółowa analiza przepływu dokumentów procesowania istniejących, identyfikacja typów dokumentów i ilości, mapowanie reguł dystrybucji i przepływów. Definiowanie wymagań dla nowego systemu, w tym punkty integracji i wymagania bezpieczeństwa.
Wdrożenie podstawowego systemu i szkolenie na próbie dokumentów historycznych. Ulepszanie algorytmów klasyfikacji i reguł wydobycia. Testowanie accuracy i optymalizacja wydajności.
Rozszerzenie systemu do pełnej operacyjności, integracja z systemami firmy, ustawienie przepływu pracy i konfiguracja reguł dystrybucji. Szkolenie użytkowników i administratorów systemu.
Od pierwszego miesiąca użytkowania
Po trzech miesiącach użytkowania
W zależności od rozmiarów organizacji
Stopień dokładności rozpoznawania dokumentów za pomocą AI jest typowo wynoszony w zakresie 95-99% dla standardowych typów dokumentów. System wykorzystuje zespół kilku technologii, w tym OCR, uczenie masowe i procesowanie języka naturalnego. Stopień dokładności zwiększa się stopniowo dzięki kontynuowanemu nauczaniu nowych danych i feedbacku użytkowników. W przypadku dokumentów niestandardowych lub nowych typów dokumentów, początkowy stopień dokładności może być niższy (około 85-90%), ale szybko poprawia się z uwzględnieniem coraz większej ilości przetwarzanych dokumentów. System umożliwia również manualne weryfikację w przypadku, gdy system nie jest wystarczająco pewny klasyfikacji, minimalizując ryzyko błędów w procesie obsługi.
Minimalna jakość wejściowych dokumentów jest ważna dla optymalnej funkcjonowania systemu AI. W przypadku dokumentów cyfrowych wymagane są tekst czytelny i standardowe formaty (PDF, DOCX, XLSX). W przypadku dokumentów skanowanych minimalna rozdzielczość 300 DPI, dobry kontrast i minimalne distorcje są zalecane. Jednak system może obsługiwać niższej jakości dokumentów dzięki zawierającym zaawansowane algoritmy wzmocnienia obrazu i OCR adaptacyjnym. Obie czarne i kolorowe dokumenty, różne orientacje stron i wiele języków są obsługiwane. W przypadku dokumentów niskiej jakości system automatycznie markuje części problematyczne do manualnego przeglądu.
Bezpieczeństwo jest zapewniane na kilku poziomach. Wszystkie komunikacje są szyfrowane za pomocą najnowszych protokołów, a dane są przechowywane w bezpiecznych, redundantnych centrum danych. System obsługuje poziomy dostępu do multi, pamięci historii dostępu i automatyczne logowanie wszystkich operacji. Wrażliwe dokumenty mogą być flagowane dla specjalnego obsłużenia z ograniczonymi dostępami. Metody detekcji ujawnień danych zaawansowane oraz automatyczne ostrzeżenia na podejrzane działania są również implementowane. Cały rozwiązanie jest regularnie audytowane i aktualizowane według najnowszych standardów bezpieczeństwa.
System AI oferuje wielkie możliwości integracji z istniejącą infrastrukturą IT. Standardowe protokoły integracji takie jak REST API, SOAP, webhooks i inne są obsługiwane. System może być połączony z systemami DMS, ERP, CRM, systemami rachunkowymi** i innymi aplikacjami. Integracja może być realizowana na poziomie jednego dokumentu lub w batch. Połączenie z usługami katalogowymi (Active Directory, LDAP) dla zarządzania użytkownikami i uprawnieniami jest również obsługiwane. System umożliwia definiowanie customowych workflowów i reguł procesowania dokumentów w związku z istniejącymi procesami firmowymi.
Czas implementacji zależy od rozmiarów organizacji i skomplikowania wymagań. Podstawowa implementacja typowo trwa 2-3 miesiące i obejmuje analizę, pilotową operację i stopniowy wdrożenie. Szkolenie użytkowników zwykle trwa 1-2 dni, a 3-5 dni dla systemowych administratorów. System jest zaprojektowany z uwzględnieniem kontroli intuacyjnych i obejmuje interaktywną pomoc. Po początkowej implementacji jest okres optymalizacji (2-3 miesiące), podczas którego system uczy się i refina swoje algoritmy na podstawie danych organizacyjnych.
System jest multilingwistyczny i obsługuje procesowanie dokumentów w większości języków świata. Utilizuje zaawansowane algoritmy do detekcji języka automatycznej i specyficzne engine OCR optymalizowane dla różnych zestawów językowych, w tym pismach azjatyckich. Kluczowym komponentem jest moduł NLP multilingwistyczny, który może analizować zawartość dokumentu i wydobyc informacje niezależnie od języka użytego. System może być rozszerzony o nowe języki za pomocą pudełek językowych. W każdym obsługiwanych języku dostępne są specjalistyczne słowniki i reguły do procesowania konkretnych formatów danych (daty, waluty, adresy).
System oferuje wielkie możliwości personalizacji do spełnienia specyficznych potrzeb organizacji. Można określić dokumenty typowe, reguły klasyfikacji, szablonów wydobycia i przepływy dystrybucji. Obsługa tworzenia analitycznych raportów i dashboardów jest wspierana. W systemie znajduje się API do rozwoju rozszerzeń i integracji. Personalizacja interfejsu użytkownika również jest możliwa, w tym customizacja logotypu i terminologii. Regularne aktualizacje przynosi nowe funkcje i poprawki, które mogą być aktywowane według potrzeb organizacji.
System oferuje obszerne zarządzanie cyklami życia dokumentu. Wszystkie dokumenty są automatycznie przechowywane w bezpiecznym archiwum cyfrowym z wersjonowaniem. Implementowany jest zawierający pełny wyszukiwanie tekstu engine, który wspiera filtrowanie i metadane. Dokumenty mogą być organizowane w logiczne struktury, można dodawać etykety i komentarze. System automatycznie śledzi terminy zniszczenia dokumentów i informuje o dokumentach przeznaczonych do archiwizacji lub zniszczenia. Dostępny jest również dokumentacja audytu, która połacza wszystkie operacje dokumentowe.
System jest zaprojektowany z uwzględnieniem niskiego poziomu dostępności i odporności na wyłomki. Architektura zawiera komponenty ponowne i automatyczne zapewnianie bezpiecznego kopii danych. W przypadku wyjścia z połączenia system może działać w trybie offline z magazynowaniem danych lokalnym i następnie synchronizacją. Implementowany jest monitorowanie automatyczne i ostrzeżenia, które umożliwia szybkie detekcję i rozwiązanie problemów. Regularne zapewnianie bezpiecznych kopii i plany reanimacji gwarantują możliwość szybkiego powrotu w przypadku serio problemów technicznych.
Finansowe korzyści z implementacji systemu procesowania dokumentów AI są znaczne. Typowe oszczędności obejmują 60-80% redukcję kosztów personali w dziedzinie procesowania dokumentów, krótsze średnie czasowanie procesowania dokumentów od godzin do minut, oraz pobieranie błędu ponad 95%. Dodatkowe oszczędności wynikają z lepszej organizacji pracy, szybszym przeszukiwaniem dokumentów i eliminacją dokumentów straconych. Rentowność inwestycji (ROI) jest typowo pomiędzy 6-12 miesiącami, w zależności od rozmiarów organizacji i objętości dokumentów procesowanych.
Razem zbadajmy, jak AI może zrewolucjonizować Twoje procesy.