Waarom is het tijd voor verandering?
Misschien herkent u het wel – u zoekt een belangrijk document, maar kunt zich niet herinneren of het in een e-mail staat, op een gedeelde schijf of in een map. Uw medewerkers besteden uren aan het overtypen van gegevens van het ene systeem naar het andere. En als u snel de status van een project moet weten? Dan staat u een reeks telefoontjes en berichten te wachten.
Deze dagelijkse chaos is niet alleen frustrerend – het kost uw bedrijf geld, tijd en energie. Het goede nieuws is dat digitalisering deze problemen elegant kan oplossen.
Stap 1: Breng de huidige situatie in kaart
Voordat u begint met digitaliseren, heeft u een duidelijk overzicht nodig van hoe dingen nu werken:
- Welke processen kosten u de meeste tijd?
- Waar gaat informatie verloren?
- Welke handelingen worden onnodig herhaald?
- Met welke systemen werkt u al?
Loop door het traject van elk belangrijk proces in het bedrijf – van het eerste contact met de klant tot het uitgeven van de factuur. Betrek mensen van verschillende afdelingen, omdat iedereen de problematiek vanuit zijn eigen perspectief ziet.
Stap 2: Stel duidelijke doelen
Digitalisering is geen doel op zich, maar een middel. Wat wilt u eigenlijk verbeteren?
- De afhandeling van klanten met 30% versnellen?
- De administratieve last voor uw team verminderen?
- Onmiddellijk inzicht hebben in de status van projecten?
- Fouten bij het overdragen van informatie minimaliseren?
Specifieke doelen helpen u het hele proces correct te richten en later te evalueren of de verandering succesvol was.
Stap 3: Kies de juiste tools
Er bestaan duizenden digitale tools, maar u heeft er nodig die:
- Uw specifieke problemen daadwerkelijk oplossen
- Onderling kunnen communiceren
- Geschikt zijn voor de grootte van uw bedrijf
- Een goede prijs-kwaliteitverhouding bieden
Focus niet alleen op wat "het nieuwste" of "het populairste" is. Zoek naar oplossingen die passen bij uw specifieke bedrijfsvoering en de cultuur van uw bedrijf.
Stap 4: Gefaseerde implementatie
Een grote verandering in één keer kan het hele bedrijf verlammen. Een bewezen aanpak is om te beginnen met één proces, dit tot in detail te verfijnen en dan geleidelijk meer toe te voegen:
- Begin met een proces dat snel en zichtbaar verbetering oplevert
- Test de oplossing op kleine schaal
- Verzamel feedback van gebruikers
- Pas de procedure aan op basis van echte ervaringen
- Breid daarna uit naar andere gebieden
Stap 5: Vergeet de mensen niet
Technologie is slechts de helft van het succes. De andere helft zijn de mensen die ermee zullen werken:
- Betrek het team bij het plannen van veranderingen
- Bied kwalitatieve training
- Leg uit waarom veranderingen plaatsvinden en welke voordelen ze opleveren
- Houd rekening met het feit dat aanpassing aan nieuwe procedures tijd kost
Zelfs het beste systeem is inefficiënt als mensen het niet willen of kunnen gebruiken.
Voorbeelden uit de praktijk
Een klein boekhoudkantoor stapte over van papieren documenten naar een digitaal systeem. De eerste maand was het moeilijk, maar na drie maanden bespaarden ze 15 uur per week aan administratie en konden ze meer klanten aannemen.
Een bouwbedrijf begon een cloudapplicatie te gebruiken voor het volgen van projecten. Leiders op de bouwplaats melden nu de voortgang van het werk direct vanuit het veld met een tablet. De eigenaar heeft onmiddellijk een overzicht van alle opdrachten zonder eindeloze telefoontjes.
Hoe u nu meteen kunt beginnen
Kies een proces dat u het meest frustreert. Schrijf alle stappen op en denk na:
- Welke delen zouden digitaal kunnen werken?
- Waar gaat tijd verloren?
- Waar ontstaan fouten?
Deze eenvoudige audit laat u zien waar te beginnen met digitale transformatie. En als u niet zeker weet hoe, helpen we u graag een weg te vinden die werkt voor uw bedrijf.
Digitalisering gaat niet alleen over technologie – het gaat erom hoe u daarmee slimmer kunt werken, niet harder. En dat is een verandering die de moeite waard is.
