Kāpēc ir laiks pārmaiņām?
Varbūt jums tas ir pazīstams – meklējat svarīgu dokumentu, bet nevarat atcerēties, vai tas ir e-pastā, kopīgotajā diskā vai mapē. Jūsu darbinieki pavadīja stundas, pārrakstot datus no vienas sistēmas uz otru. Un kad jums steidzami vajag uzzināt projekta statusu? Jūs gaida virkne zvanu un ziņojumu.
Šī ikdienas haosa nav tikai frustrējoša – tā izmaksā jūsu uzņēmumam naudu, laiku un enerģiju. Labā ziņa ir tā, ka pareizi veikta digitalizācija var šīs problēmas eleganti atrisināt.
Solis 1: Kartējiet pašreizējo stāvokli
Pirms uzsākat digitalizāciju, jums ir nepieciešams skaidrs pārskats par to, kā lietas pašlaik darbojas:
- Kuri procesi aizņem visvairāk laika?
- Kur pazūd informācija?
- Kādas darbības tiek veiktas lieki?
- Ar kādām sistēmām jau strādājat?
Izpētiet katra svarīgā procesa ceļu uzņēmumā – no pirmā kontakta ar klientu līdz rēķina izrakstīšanai. Iesaistiet šajā darbā dažādu nodaļu cilvēkus, jo katrs redz problēmu no sava skatu punkta.
Solis 2: Izvirziet skaidrus mērķus
Digitalizācija nav mērķis, bet līdzeklis. Ko īsti vēlaties uzlabot?
- Paātrināt klientu apkalpošanu par 30%?
- Samazināt administratīvo slogu jūsu komandai?
- Neatliekami iegūt projektu statusa pārskatus?
- Minimizēt kļūdas informācijas pārsūtīšanā?
Konkrēti mērķi palīdzēs pareizi virzīt visu procesu un vēlāk novērtēt, vai pārmaiņas bija veiksmīgas.
Solis 3: Izvēlieties pareizos rīkus
Digitālo rīku ir tūkstošiem, bet jums ir nepieciešami tie, kas:
- Patiesi risina jūsu konkrētās problēmas
- Spēj savstarpēji komunicēt
- Atbilst jūsu uzņēmuma lielumam
- Piedāvā labu cenas un kvalitātes attiecību
Neaprobežojieties tikai ar to, kas ir "jaunākais" vai "populārākais". Meklējiet risinājumus, kas iederas jūsu konkrētajā biznesā un uzņēmuma kultūrā.
Solis 4: Pakāpeniska ieviešana
Lielas pārmaiņas uzreiz var paralizēt visu uzņēmumu. Pārbaudīta pieeja ir sākt ar vienu procesu, to sīki izstrādāt un pēc tam pakāpeniski pievienot citus:
- Sāciet ar procesu, kas nesīs ātru un redzamu uzlabojumu
- Izmēģiniet risinājumu nelielā mērogā
- Savāciet lietotāju atsauksmes
- Pielāgojiet procedūru, balstoties uz reālām pieredzēm
- Tikai pēc tam paplašiniet to citās jomās
Solis 5: Neaizmirstiet par cilvēkiem
Technoloģijas ir tikai uzvaras puse. Otra puse ir cilvēki, kas ar tām strādās:
- Iesaistiet komandu pārmaiņu plānošanā
- Nodrošiniet kvalitatīvu apmācību
- Izskaidrojiet, kāpēc notiek pārmaiņas un kādas priekšrocības tās nesīs
- Rēķinieties ar to, ka pielāgošanās jaunajiem procesiem prasīs laiku
Pat vislabākā sistēma būs neefektīva, ja cilvēki to nevēlēsies vai nepratīs izmantot.
Prakses piemēri
Maza grāmatvedības firma pārgāja no papīra dokumentiem uz digitālo sistēmu. Pirmajā mēnesī tas bija grūti, bet pēc trim mēnešiem viņi ietaupīja 15 stundas nedēļā uz administrāciju un varēja pieņemt vairāk klientu.
Būvniecības uzņēmums sāka izmantot mākoņdatošanas lietotni projektu uzraudzībai. Būvuzraugi tagad ziņo par darba progresu tieši no teritorijas, izmantojot planšeti. Īpašnieks uzreiz var iegūt pārskatu par visiem darbiem bez beigušām telefonsarunām.
Kā sākt jau tagad
Izvēlieties vienu procesu, kas jūs visvairāk uztrauc. Uzrakstiet visus tā soļus un padomājiet:
- Kuras daļas varētu funkcionēt digitāli?
- Kur pazūd laiks?
- Kur rodas kļūdas?
Šis vienkāršais audits parādīs, kur sākt ar digitālo transformāciju. Un, ja neesat pārliecināti, kā to darīt, mēs labprāt palīdzēsim jums atrast ceļu, kas strādās tieši jūsu biznesam.
Digitalizācija nav tikai par tehnoloģijām – tā ir par to, kā ar to palīdzību varat strādāt gudrāk, nevis grūtāk. Un tas ir pārmaiņas vērts.
