Kodėl atėjo laikas keistis?
Galbūt tai pažįstate – ieškote svarbaus dokumento, bet negalite prisiminti, ar jis yra el. pašte, bendrinamame diske ar aplankale. Jūsų darbuotojai praleidžia valandas perkeldami duomenis iš vienos sistemos į kitą. O kai reikia greitai sužinoti projekto būseną? Jūsų laukia telefonų skambučių ir žinučių serija.
Ši kasdienė sumaištis ne tik erzina – ji kainuoja jūsų įmonei pinigus, laiką ir energiją. Gera žinia yra ta, kad teisingai pritaikytas skaitmeninimas gali elegantiškai išspręsti šias problemas.
Žingsnis 1: Apžvelkite esamą būseną
Prieš pradėdami skaitmeninimą, jums reikia aiškaus vaizdo, kaip viskas veikia dabar:
- Kurie procesai užima daugiausiai laiko?
- Kur dingsta informacija?
- Kokie veiksmai yra nereikalingai kartojami?
- Su kokiais sistemomis jau dirbate?
Peržiūrėkite kiekvieno svarbaus proceso įmonėje kelionę – nuo pirmojo kontakto su klientu iki sąskaitos išrašymo. Įtraukite į tai žmones iš įvairių skyrių, nes kiekvienas mato problemą iš savo perspektyvos.
Žingsnis 2: Nustatykite aiškius tikslus
Skaitmeninimas nėra tikslas, o priemonė. Ką iš tikrųjų norite pagerinti?
- Pagreitinti klientų aptarnavimą 30%?
- Sumažinti administracinę naštą savo komandai?
- Turėti akimirksniu visą informaciją apie projektų būseną?
- Minimizuoti klaidas perduodant informaciją?
Konkretūs tikslai padės teisingai nukreipti visą procesą ir vėliau įvertinti, ar pakeitimas buvo sėkmingas.
Žingsnis 3: Pasirinkite tinkamus įrankius
Yra tūkstančiai skaitmeninių įrankių, bet jums reikia tokių, kurie:
- Iš tikrųjų sprendžia jūsų konkrečias problemas
- Gali tarpusavyje efektyviai bendrauti
- Atitinka jūsų įmonės dydį
- Siūlo gerą kainos ir kokybės santykį
Nesikoncentruokite tik į tai, kas yra "naujausia" ar "populiariausia". Ieškokite sprendimų, kurie tiktų būtent jūsų verslui ir įmonės kultūrai.
Žingsnis 4: Palaipsniui įgyvendinkite
Didelis pokytis iš karto gali sutrikdyti visą įmonę. Patikrintas metodas – pradėti nuo vieno proceso, jį puikiai sutvarkyti ir tada palaipsniui įtraukti kitus:
- Pradėkite nuo proceso, kuris atneš greitą ir akivaizdų pagerėjimą
- Išbandykite sprendimą mažu mastu
- Rinkite atsiliepimus iš naudotojų
- Keiskite procesą pagal realias patirtis
- Tada plėskite jį į kitas sritis
Žingsnis 5: Nepamirškite žmonių
Technologijos yra tik pusė sėkmės. Kita pusė – žmonės, kurie su jomis dirbs:
- Įtraukite komandą į pokyčių planavimą
- Teikite kokybiškus mokymus
- Aiškinkite, kodėl įvyksta pokyčiai ir kokias naudas jie atneš
- Skirkite laiko prisitaikymui prie naujų procedūrų
Net geriausia sistema bus neefektyvi, jei žmonės nenorės ar nemokės jos naudoti.
Praktiniai pavyzdžiai
Maža buhalterinė įmonė perėjo nuo popierinių dokumentų prie skaitmeninės sistemos. Pirmą mėnesį tai buvo sudėtinga, bet po trijų mėnesių jie sutaupė 15 valandų per savaitę administracinei veiklai ir galėjo priimti daugiau klientų.
Statybos bendrovė pradėjo naudoti debesijos aplikaciją projektų stebėjimui. Dabar statybos aikštelės vadovai praneša apie darbo eigą tiesiogiai iš teritorijos naudodami planšetę. Savininkas turi akimirksniu visą informaciją apie visus darbus be begalinių telefonų skambučių.
Kaip pradėti dabar
Pasirinkite vieną procesą, kuris jus labiausiai vargina. Užsirašykite visus jo žingsnius ir pagalvokite:
- Kurios dalys galėtų veikti skaitmeniškai?
- Kur dingsta laikas?
- Kur atsiranda klaidos?
Šis paprastas auditas parodys, nuo ko pradėti skaitmeninę transformaciją. Ir jei nežinote, kaip tai padaryti, mes mielai padėsime rasti būdą, kuris veiks būtent jūsų verslui.
Skaitmeninimas nėra tik apie technologijas – tai būdas, kaip dėl jų galite dirbti protingiau, o ne sunkiau. Ir tai yra pokytis, kuris vertas dėmesio.
