Perché è il momento di cambiare?
Forse vi è capitato – cercate un documento importante, ma non ricordate se è in una email, su un disco condiviso o in un raccoglitore. I vostri dipendenti passano ore a trascrivere dati da un sistema all'altro. E quando avete bisogno di conoscere rapidamente lo stato di un progetto? Vi aspetta una serie di telefonate e messaggi.
Questo caos quotidiano non è solo frustrante – costa alla vostra azienda denaro, tempo ed energia. La buona notizia è che una digitalizzazione ben concepita può risolvere elegantemente questi problemi.
Passo 1: Mappare lo stato attuale
Prima di lanciarvi nella digitalizzazione, avete bisogno di una chiara comprensione di come funzionano le cose ora:
- Quali processi vi prendono più tempo?
- Dove si perdono le informazioni?
- Quali attività vengono inutilmente ripetute?
- Con quali sistemi lavorate già?
Esaminate il percorso di ogni processo importante nell'azienda – dal primo contatto con il cliente fino all'emissione della fattura. Coinvolgete persone di diversi dipartimenti, perché ognuno vede la questione da una prospettiva diversa.
Passo 2: Definire obiettivi chiari
La digitalizzazione non è un fine, ma un mezzo. Cosa volete migliorare esattamente?
- Accelerare il servizio clienti del 30%?
- Ridurre il carico amministrativo sul vostro team?
- Avere una visione immediata dello stato dei progetti?
- Minimizzare gli errori nel trasferimento delle informazioni?
Gli obiettivi specifici vi aiuteranno a indirizzare correttamente l'intero processo e, in seguito, a valutare se il cambiamento è stato un successo.
Passo 3: Scegliere gli strumenti giusti
Esistono migliaia di strumenti digitali, ma avete bisogno di quelli che:
- Risolvono effettivamente i vostri problemi specifici
- Possono comunicare tra loro
- Sono adatti alla dimensione della vostra azienda
- Offrono un buon rapporto qualità/prezzo
Non focalizzatevi solo su ciò che è "più nuovo" o "più popolare". Cercate soluzioni che si adattino al vostro specifico business e alla cultura della vostra azienda.
Passo 4: Implementazione graduale
Un grande cambiamento tutto in una volta può paralizzare l'intera azienda. Un approccio collaudato è iniziare con un processo, affinarlo nei dettagli e poi aggiungerne gradualmente altri:
- Iniziate con un processo che porterà miglioramenti rapidi e visibili
- Testate la soluzione su piccola scala
- Raccogliete feedback dagli utenti
- Modificate il procedimento in base alle esperienze reali
- Solo dopo espandetevi in altre aree
Passo 5: Non dimenticate le persone
La tecnologia è solo metà del successo. L'altra metà sono le persone che la utilizzeranno:
- Coinvolgete il team nella pianificazione dei cambiamenti
- Fornite una formazione di qualità
- Spiegate perché i cambiamenti sono necessari e quali vantaggi porteranno
- Considerate che l'adattamento ai nuovi processi richiederà tempo
Anche il miglior sistema sarà inefficace se le persone non vorranno o non sapranno come usarlo.
Esempi pratici
Una piccola impresa di contabilità è passata dai documenti cartacei a un sistema digitale. Il primo mese è stato difficile, ma dopo tre mesi hanno risparmiato 15 ore a settimana in amministrazione e sono stati in grado di accettare più clienti.
Una società edile ha iniziato a utilizzare un'applicazione cloud per monitorare i progetti. I capi cantiere ora segnalano l'avanzamento dei lavori direttamente dal campo tramite tablet. Il proprietario ha una visione immediata di tutti i progetti senza infinite telefonate.
Come iniziare subito
Scegliete un processo che vi causa più problemi. Elencate tutti i suoi passaggi e riflettete:
- Quali parti potrebbero funzionare digitalmente?
- Dove si perde tempo?
- Dove si generano errori?
Questo semplice audit vi mostrerà da dove iniziare con la trasformazione digitale. E se non siete sicuri su come procedere, siamo qui per aiutarvi a trovare il percorso che funzionerà per il vostro business.
La digitalizzazione non riguarda solo le tecnologie – è su come queste possono permettervi di lavorare più intelligentemente, non più duramente. Ed è un cambiamento che vale la pena fare.
