Miért itt az ideje a változásnak?
Talán ismerős a helyzet – keres egy fontos dokumentumot, de nem emlékszik, hogy az e-mailben, egy megosztott meghajtón vagy egy irattartóban van-e. Az alkalmazottai órákat töltenek adatok átírásával egyik rendszerből a másikba. És amikor gyorsan szeretné megtudni egy projekt állapotát? Egy sor telefonhívás és üzenet vár Önre.
Ez a mindennapi káosz nem csak frusztráló – pénzbe, időbe és energiába kerül a cégének. A jó hír az, hogy a helyesen megközelített digitalizáció elegánsan megoldhatja ezeket a problémákat.
Krok 1: Állapítsa meg a jelenlegi helyzetet
Mielőtt belekezdene a digitalizációba, szüksége van egy világos képre arról, hogy jelenleg mi hogyan működik:
- Melyik folyamatok vesznek el a legtöbb időt?
- Hol vesznek el az információk?
- Milyen tevékenységek ismétlődnek feleslegesen?
- Milyen rendszerekkel dolgozik már?
Menjen végig a cég minden fontos folyamatán – a vevővel való első kapcsolattól kezdve a számla kiállításáig. Vonjon be különböző részlegek embereit, mert mindenki más szemszögből látja a problémákat.
Krok 2: Tűzzön ki világos célokat
A digitalizáció nem cél, hanem eszköz. Mit szeretne javítani?
- Az ügyfelek kiszolgálásának 30%-kal való felgyorsítása?
- Az adminisztratív terhek csökkentése a csapatánál?
- Azonnali áttekintés a projektek állapotáról?
- Az információátviteli hibák minimalizálása?
A konkrét célok segítenek helyesen irányítani az egész folyamatot, és később értékelni, hogy a változás sikeres volt-e.
Krok 3: Válassza ki a megfelelő eszközöket
A digitális eszközök ezrei közül szüksége van olyanokra, amelyek:
- Valóban megoldják a konkrét problémáit
- Képesek egymással kommunikálni
- Megfelelnek a cégének méretének
- Jó ár-érték arányt kínálnak
Ne csak arra összpontosítson, ami "a legújabb" vagy "a legnépszerűbb". Keressen megoldásokat, amelyek illeszkednek a konkrét üzleti tevékenységéhez és cégkultúrájához.
Krok 4: Fokozatos bevezetés
Egy nagy változás egyszerre lebéníthatja a céget. A bevált megközelítés az, hogy kezdjen egy folyamattal, hangolja finomra a részleteket, majd fokozatosan adjon hozzá továbbiakat:
- Kezdje egy olyan folyamattal, amely gyors és látható javulást hoz
- Tesztelje a megoldást kis léptékben
- Gyűjtsön visszajelzéseket a felhasználóktól
- Alakítsa a folyamatot a valós tapasztalatok alapján
- Ezután terjessze ki további területekre
Krok 5: Ne feledkezzen meg az emberekről
A technológia csak a siker fele. A másik fele az emberek, akik azzal dolgozni fognak:
- Vonja be a csapatot a változások tervezésébe
- Biztosítson minőségi képzést
- Magyarázza el, miért történnek a változások és milyen előnyöket hoznak
- Számoljon azzal, hogy az új eljárásokhoz való alkalmazkodás időt vesz igénybe
A legjobb rendszer is hatástalan lesz, ha az emberek nem akarják vagy nem tudják használni.
Gyakorlati példák
Egy kis könyvelő cég papír alapú dokumentumokról digitális rendszerre váltott. Az első hónap nehéz volt, de három hónap után heti 15 órát takarítottak meg adminisztráción, és több ügyfelet tudtak fogadni.
Egy építőipari vállalat egy felhő alapú projekt nyomon követési alkalmazást kezdett használni. A helyszíni vezetők most közvetlenül a terepről jelentik a munka előrehaladását tableten keresztül. A tulajdonos azonnali áttekintést kap minden megbízásról anélkül, hogy véget nem érő telefonhívásokra lenne szükség.
Hogyan kezdjen hozzá most azonnal
Válasszon ki egy folyamatot, amely a leginkább zavarja. Írja le minden lépését, és gondolja át:
- Mely részei működhetnének digitálisan?
- Hol veszít időt?
- Hol keletkeznek hibák?
Ez a egyszerű audit megmutatja, hol kezdjen a digitális átalakítással. És ha nem biztos benne, hogyan tovább, szívesen segítünk megtalálni az Ön vállalkozásához illő utat.
A digitalizáció nem csak a technológiákról szól – arról szól, hogy hogyan dolgozhat okosabban, nem keményebben. És ez egy változás, ami megéri.
