Zašto je vrijeme za promjenu?
Možda vam je poznato – tražite važan dokument, ali ne možete se sjetiti je li u e-mailu, na zajedničkom disku ili u registratoru. Vaši zaposlenici provode sate prepisujući podatke iz jednog sustava u drugi. A kada trebate brzo provjeriti status projekta? Čeka vas niz telefonskih poziva i poruka.
Ovaj svakodnevni kaos nije samo frustrirajući – košta vašu tvrtku novca, vremena i energije. Dobra vijest je da pravilno provedena digitalizacija može elegantno riješiti te probleme.
Korak 1: Pregledajte trenutno stanje
Prije nego što se upustite u digitalizaciju, potreban vam je jasan pregled kako stvari trenutno funkcioniraju:
- Koji procesi vam oduzimaju najviše vremena?
- Gdje se gube informacije?
- Koji postupci se nepotrebno ponavljaju?
- S kojim sustavima već radite?
Prolazite kroz put svakog važnog procesa u tvrtki – od prvog kontakta s klijentom do izdavanja računa. Uključite ljude iz različitih odjela, jer svatko vidi problematiku iz svog kuta.
Korak 2: Postavite jasne ciljeve
Digitalizacija nije cilj, već sredstvo. Što zapravo želite poboljšati?
- Ubrzati obradu klijenata za 30%?
- Smanjiti administrativni teret vašeg tima?
- Imati trenutni pregled statusa projekata?
- Minimizirati greške pri prijenosu informacija?
Konkretni ciljevi će vam pomoći pravilno usmjeriti cijeli proces i kasnije ocijeniti je li promjena bila uspješna.
Korak 3: Odaberite prave alate
Postoje tisuće digitalnih alata, ali trebate one koji:
- Zaista rješavaju vaše specifične probleme
- Mogu međusobno komunicirati
- Su primjereni veličini vaše tvrtke
- Nude dobar omjer cijene i učinkovitosti
Ne fokusirajte se samo na ono što je "najnovije" ili "najpopularnije". Tražite rješenja koja će se uklopiti u vaše specifično poslovanje i kulturu vaše tvrtke.
Korak 4: Postupna implementacija
Velika promjena odjednom može paralizirati cijelu tvrtku. Provjeren pristup je početi s jednim procesom, dobro ga usavršiti i zatim postupno dodavati ostale:
- Počnite s procesom koji donosi brzo i vidljivo poboljšanje
- Testirajte rješenje u malom obimu
- Prikupljajte povratne informacije od korisnika
- Prilagodite postupak prema stvarnim iskustvima
- Tek tada proširite na druge područja
Korak 5: Ne zaboravite na ljude
Te tehnologije su samo polovica uspjeha. Druga polovica su ljudi koji će s njima raditi:
- Uključite tim u planiranje promjena
- Osigurajte kvalitetnu obuku
- Objasnite zašto dolazi do promjena i koje prednosti donose
- Imajte na umu da prilagodba novim postupcima zahtijeva vrijeme
I najbolji sustav bit će neučinkovit ako ga ljudi ne žele ili ne znaju koristiti.
Primjeri iz prakse
Mala računovodstvena firma prešla je s papirnatih dokumenata na digitalni sustav. Prvi mjesec je bio izazovan, ali nakon tri mjeseca uštedjeli su 15 sati tjedno na administraciji i mogli su prihvatiti više klijenata.
Građevinska tvrtka počela je koristiti cloud aplikaciju za praćenje projekata. Voditelji na gradilištima sada izvještavaju o napretku radova izravno s terena putem tableta. Vlasnik ima trenutni pregled svih narudžbi bez beskonačnih telefonskih poziva.
Kako početi odmah
Odaberite jedan proces koji vas najviše muči. Zapišite sve njegove korake i razmislite:
- Koji dijelovi bi mogli funkcionirati digitalno?
- Gdje se gubi vrijeme?
- Gdje nastaju greške?
Ovaj jednostavni pregled će vam pokazati gdje započeti s digitalnom transformacijom. A ako niste sigurni kako to učiniti, rado ćemo vam pomoći pronaći put koji će funkcionirati upravo za vaše poslovanje.
Digitalizacija nije samo o tehnologijama – radi se o tome kako ih koristiti da radite pametnije, a ne teže. I to je promjena koja se isplati.
