Защо е време за промяна?
Може би ви е познато – търсите важен документ, но не можете да си спомните дали е в имейла, на споделен диск или в папка. Вашите служители прекарват часове в преписване на данни от една система в друга. А когато трябва бързо да проверите състоянието на проект? Очаква ви поредица от телефонни обаждания и съобщения.
Този ежедневен хаос не е само разочароващ – струва на вашата фирма пари, време и енергия. Добрата новина е, че правилно приложената дигитализация може елегантно да реши тези проблеми.
Стъпка 1: Картографирайте текущото състояние
Преди да се впуснете в дигитализация, трябва да имате ясна представа за това, как функционират нещата в момента:
- Кои процеси отнемат най-много време?
- Къде се губи информация?
- Кои действия се повтарят ненужно?
- С кои системи вече работите?
Проучете пътя на всеки важен процес във фирмата – от първия контакт с клиента до издаването на фактура. Включете хора от различни отдели, защото всеки вижда проблемите от своя гледна точка.
Стъпка 2: Определете ясни цели
Дигитализацията не е цел, а средство. Какво всъщност искате да подобрите?
- Ускоряване на обслужването на клиенти с 30%?
- Намаляване на административната тежест за вашия екип?
- Имане на незабавен преглед на състоянието на проектите?
- Минимализиране на грешките при пренос на информация?
Конкретните цели ще ви помогнат правилно да насочите целия процес и по-късно да оцените дали промяната е била успешна.
Стъпка 3: Изберете подходящите инструменти
Съществуват хиляди цифрови инструменти, но вие се нуждаете от такива, които:
- Наистина решават вашите конкретни проблеми
- Могат да комуникират помежду си
- Са подходящи за размера на вашата фирма
- Предлагат добро съотношение цена/качество
Не се фокусирайте само на това, което е "най-ново" или "най-популярно". Търсете решения, които се вписват във вашата конкретна бизнес среда и култура.
Стъпка 4: Постепенно внедряване
Голяма промяна наведнъж може да парализира цялата фирма. Доказан подход е да започнете с един процес, да го настроите детайлно и след това постепенно да добавяте останалите:
- Започнете с процеса, който ще донесе бързи и видими подобрения
- Тествайте решението в малък мащаб
- Събирайте обратна връзка от потребителите
- Коригирайте процедурата въз основа на реални опити
- Едва след това разширявайте към други области
Стъпка 5: Не забравяйте за хората
Технологиите са само половината от успеха. Другата половина са хората, които ще работят с тях:
- Включете екипа в планирането на промените
- Предоставете качествено обучение
- Обяснете защо настъпват промените и какви предимства ще донесат
- Имайте предвид, че адаптирането към новите процедури ще отнеме време
Дори най-добрата система ще бъде неефективна, ако хората не искат или не могат да я използват.
Примери от практиката
Малка счетоводна фирма премина от хартиени документи към цифрова система. Първият месец беше труден, но след три месеца спестиха 15 часа седмично от администрация и можеха да приемат повече клиенти.
Строителна компания започна да използва облачно приложение за проследяване на проекти. Ръководителите на строителни обекти сега докладват за напредъка на работата директно от терен с помощта на таблет. Собственикът има незабавен преглед на всички поръчки без крайни телефонни разговори.
Как да започнете още сега
Изберете един процес, който ви притеснява най-много. Запишете всички негови стъпки и помислете:
- Кои части биха могли да функционират цифрово?
- Къде се губи време?
- Къде възникват грешки?
Този прост аудит ще ви покаже откъде да започнете с дигиталната трансформация. И ако не сте сигурни как да продължите, с радост ще ви помогнем да намерите пътя, който ще работи именно за вашия бизнес.
Дигитализацията не е само за технологиите – става въпрос за това, как благодарение на тях можете да работите по-умно, а не по-усилено. И това е промяна, която си струва.
